Ficha Técnica de Alimentos e Bebidas é um importante instrumento de gestão que facilita o dia a dia nas cafeterias e restaurantes. Trata-se de um documento (que pode ser físico ou eletrônico) muito usado na Gastronomia, pois permite a padronização da qualidade e um planejamento de operações, gestão de custos, compras e redução de desperdícios. Vamos saber como?
Ao longo da história dos negócios em hospitalidade, entre eles as Cafeterias, cada vez mais a profissionalização dos processos de gestão é vista como base da saúde do negócio e qualidade de serviços.
O QUE É UMA FICHA TÉCNICA DE ALIMENTOS E BEBIDAS?
Imagine se, ao produzir qualquer item do cardápio de um bar, restaurante ou cafeteria, cada colaborador alterasse sua receita ? Não haveria consistência alguma e o “café X” harmonizado com aquela “torta y” que o cliente aprovou, dificilmente poderia ser reproduzido e lhe oferecido tal como ele foi servido em outra ocasião.
Para minimizar esse risco, é ideal que cada produto oferecido que seja feito na cafeteria (ou qualquer serviço de alimentação) tenha a sua própria Ficha técnica, incluindo o café em seus diversos métodos de preparo.
Mesmo que as receitas tenham necessidade de alterações conforme produtos instáveis como o café, a receita base servirá sempre como registro padrão.
A ficha técnica é um instrumento interno e consiste em apresentar detalhadamente:
- quantidades e qualidades exatas dos ingredientes
- sequência e modo de preparo e serviço
- rendimento da receita
- tempo de preparo
- custo de cada item
- custo total da porção do alimento
- modo de conservação e armazenamento
- prazo de validade
- equipamentos necessários
- foto do produto pronto para criar identidade visual.
Dependendo do que o gestor entenda como dado relevante, de acordo com o perfil de seu negócio, poderá incluir outras informações como valor nutricional, potenciais alergênicos, informações como orgânico, vegano, entre outras ou também utilizar a ficha em formatos mais simples, se assim lhe for mais produtivo.
PORQUE É UM INSTRUMENTO DE GESTÃO?
A administração moderna continua regida pelos conceitos da Teoria Geral da Administração com as suas funções básicas: planejamento, organização, direção e controle, que quando bem executados, viabilizam o sucesso do negócio.
Alguns instrumentos possibilitam esse sistema de gerenciamento, são documentos ou procedimentos eficazes, que estejam alinhados ao objetivo do empreendimento. Sob essa ótica, o empirismo precisa ser deixado de lado e usamos dados e fatos para melhor controle e análise de resultados e alavancagem.
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GESTÃO FINANCEIRA, COMPRAS E ESTOQUE
É usual qualquer empreendimento adotar um sistema de gestão integrada informatizado (ERP-Enterprise Resource Planning) e entre os operados no segmento de alimentação, é comum estar inclusa a ferramenta Ficha Técnica de produto. Cadastrando adequadamente a ficha de seus produtos no software, esse registro se desdobra em diversos outros recursos de gestão do ERP, como compras, estoque e finanças.
Na gestão de compras e estoque, a ficha técnica colabora para determinar níveis de estoque mínimo e máximo, controle de entrada e saída, minimizando falta de matéria-prima e desperdícios.
Usada na gestão de custos, é parâmetro para o gestor na tomada de decisão buscando melhores resultados, pois permite análise comparativa de cada item de consumo em relação aos custos totais e ao faturamento.
Infelizmente, não é raro vermos esse mecanismo sendo sub utilizado, comprometendo assim a eficácia do sistema de gestão. O empreendedor pode perder assim a oportunidade de analisar dados que influenciam diretamente em seu CMV (Custo de Mercadoria Vendida) e na precificação do cardápio.
FERRAMENTA DA QUALIDADE E OPERAÇÃO
Por padronizar ingredientes, quantidades e modo de fazer, é um facilitador usado em treinamento de novos colaboradores e, portanto, deve estar acessível aos funcionários, seja no formato eletrônico ou mesmo impresso e catalogado em pastas.
Na operação da cozinha, café ou bar, permite padronização da qualidade e planejamento da produção no que diz respeito a insumos, equipamentos, tempo e modo de preparo, otimizando a organização da rotina de trabalho, e como vimos, sua utilização vai muito além da operação em si.
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Percebemos como a Ficha Técnica é significante?
Mesmo que haja um trabalho a ser considerado para cadastrar cada uma inicialmente, é um instrumento importante a ser reconhecido e utilizado na gestão do negócio, pois está relacionada a muitos processos
Se em sua cafeteria ainda não são feitas, que tal arregaçar as mangas e implementá-las?
Barista, Especialista em Rotulagem de Alimentos.
Graduada em Processos Gerenciais e Tec. em Nutrição.
Pós-graduada em Negócios da Gastronomia e em Docência no Ensino Superior.
Atua como consultora em alimentação e rotulagem nutricional na PróMenu Consultoria, autora do Projeto @Cafeística no Instagram
